Introductie
Hier vind je informatie over het invoeren van financiële mutaties, zoals de kas of bankafschriften.
Bankafschrift invoeren
Je gaat hiervoor naar Financieel -> Mutaties invoeren. Hier kies je allereerst het dagboek en vul je de correcte datum en boekstuknummer in.
Vorig boekstuk bewerken
Wanneer je een vorig boekstuk wilt bewerken dan kun je rechtstreeks het boekstuknummer hiervan intypen, of selecteren via de [...] knop. Je moet hiervoor wel eerst zorgen dat de datum in het correcte jaar van het boekstuk staat.
Mutaties toevoegen
Via de knop ‘Mutaties’ in het rekening inboeken-scherm voeg je mutaties toe aan het boekstuk. Hieronder lees je meer over de werking van dit scherm.
Bankafschrift inlezen
Je kunt ook een bankafschrift inlezen vanaf de bank. Op de website van de bank kun je je rekeningafschrift exporteren naar een CAMT.053 bestand. Hoe dat kan lees je in de bijlage. Wanneer je vervolgens in AutomaaT GO op de 'Importeren'-knop drukt kun je dit bestand openen.
De regels van het huidige afschrift worden nu automatisch ingelezen. Allereerst wordt gekeken of de bankomschrijving in de herkenningen voor komt. Als dat niet zo is dan probeert het programma de regels automatisch op te zoeken in de openstaande posten. Hierbij wordt gekeken of het bankrekeningnummer bij een relatie voor komt. Daarna wordt bij die relatie gekeken naar de openstaande posten. Regels die niet gematcht kunnen worden krijgen een kleurtje en dien je handmatig bij te werken.
Kleuren
De kleuren hebben de volgende betekenissen:
| Factuurnummer niet gevonden in omschrijving, gematched op bedrag | |
| Er is nog een bedrag over na selectie facturen | |
| Geen facturen/rekeningen gevonden op het banknummer | |
| Factuur/rekening gevonden op bedrag en nummer |
Herkenningen aanmaken
Je kunt ook handmatig herkenningen aanmaken. Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat het geld van de betaalautomaat automatisch naar 'Kruisposten pinbetalingen' geboekt wordt. Dit doe je onder de knop 'Herkenningen'.
Melding: "Eindsaldo is ongelijk aan het eindsaldo van het afschrift"
Deze melding geeft aan dat het eindsaldo wat in GO bekend is (van het vorige boekstuk) anders is dan het beginsaldo van de bank. Meestal is de oorzaak dat er ergens in een vorige boeking iets is aangepast waardoor het saldo is gewijzigd.
Kun je het verschil niet vinden dan kun je het beste kijken wanneer het beginsaldo nog wel klopte met de bank. Die doe je door achter het boekstuknummer op [...] te klikken. Hier zie je per boekstuk het begin- en eindsaldo. Deze kun je naast de begin- en eindsaldo's van de bank leggen. Het boekstuk waarbij het beginsaldo wel klopt met de bank en het eindsaldo niet zul je dan moeten aanpassen, zodat het eindsaldo wel gelijk loopt met de bank. Meer informatie.
Mutaties toevoegen / bewerken
Via dit scherm voeg je mutaties toe of wijzig je mutaties van het boekstuk.
Betaling van klant/leverancier
Via deze tabbladen kun je direct betalingen boeken op facturen/rekeningen. Je kunt hierbij het totaalbedrag van de mutatie invoeren, maar dat hoeft niet. Als je dit niet doet dan telt het programma automatisch alle bedragen op. Als je dit wel doet en er zit een verschil tussen het ingevoerde bedrag en het totaal van de betalingen, dan zal het programma automatisch een regel genereren met 'Betalingsverschil'. Het restbedrag kun je op die manier ergens anders op boeken.
Via de [+] kun je facturen/rekeningen selecteren waar je betalingen op wilt boeken. Standaard laat het scherm alleen facturen/rekeningen zien welke nog niet voldaan zijn. Je kunt hier ook op een klant/leverancier zoeken. Op dat moment krijg je alle facturen/rekeningen te zien (bijv. wanneer er dubbel betaald is).
Met de knop [SEPA Opdracht] kun je ook een betaalbatch oppakken die eerder in het programma is gemaakt. Dan worden automatisch alle facturen/rekeningen gepakt die in de geselecteerde betaalbatch zaten.
Wanneer je een bankafschrift aan het inlezen bent, en het bankrekeningnummer van de betaling is niet bekend bij de klant/leverancier van de geselecteerde rekeningen, zal het programma vragen of je dit bankrekeningnummer wilt toevoegen. Op die manier wordt een betaling van deze bankrekening de volgende keer beter herkend.
Overige
In dit tabblad kun je direct de grootboekrekening kiezen waar je op wilt boeken. Indien het uitgaven zijn vul je hier een negatief bedrag in. Je kunt kiezen om het bedrag inclusief of exclusief BTW in te voeren, waardoor het programma het bedrag, indien nodig, terugrekent.
Als je bij Commentaar een * invult, wordt automatisch het commentaar van de vorige mutatie overgenomen.