Inleiding
Koppelingsmogelijkheden
| Soort | Mogelijk |
|---|---|
| Facturen doorsturen | Ja |
| Facturen wijzigen | Ja |
| Rekeningen doorsturen | Ja |
| Rekeningen wijzigen | Ja |
| Betalingen doorsturen | Ja |
| Betalingen ophalen | Ja |
Instellen
Het instellen van de Octopus-koppeling gaat eenvoudig bij de Instellingen > Boekhouding > tabblad 'Externe boekhouding'. Hier selecteer je als type 'Octopus'. Vervolgens kun je via de inlog-knop Inloggen in Octopus.
Wanneer dit gelukt is kun je, via de knoppen 'Instellingen resetten' en 'Instellingen ophalen' de grootboekrekeningen en andere instellingen ophalen vanuit Octopus. Het verschil tussen deze knoppen is dat 'Instellingen resetten' de huidige instellingen verwijderd en daarna alles ophaalt, waarbij 'Instellingen ophalen' de huidige instellingen laat staan en eventueel nieuwe grootboekrekeningen aanvult.
Werking
Om boekingen door te sturen naar Octopus hoef je niks te doen. Dit doet AutomaaT GO automatisch zodra je bijv. een factuur maakt.
Foutmeldingen
Enkele veelvoorkomende foutmeldingen die kunnen voorkomen bij het verzenden naar Octopus:
U hebt geen toegang tot dit dossier
Enkel met een hoofdgebruiker of eindklant-gebruiker bij Octopus kunt u een koppeling opzetten. Met een sub-gebruiker is het niet mogelijk om de koppeling op te zetten. Een hoofdgebruiker begint steeds met “U” of “K”. Ontvangt u tijdens opzetten van de koppeling deze foutmelding dan dient u via uw boekhouder of bij Octopus een eindklant-gebruiker aan te vragen.
Het verkoopsdagboek staat in de verkeerde mode ( boekingen <> facturen )
Facturen worden verzonden naar de Facturen-module in Octopus. Als u deze foutmelding krijgt heeft u dit onderdeel niet ter beschikking of werd het verkoopsdagboek geconfigureerd om enkel rechtstreeks boekingen te ontvangen.
Indien de facturen-module beschikbaar kan dit in Octopus worden aangepast via Beheer – Dagboeken – V1 – Facturatie Excl Btw
Het document nummer is ongeldig. Het document nummer dient tevens oplopend te zijn en dient opeenvolgend te zijn met het laatste document nummer van het dagboek.
Facturen moeten opvolgend worden verzonden naar Octopus. Het is dus niet mogelijk om een factuur met nummer 2020-0005 door te sturen als factuur 2020-0004 nog niet werd verzonden.
Octopus gebruikt een volgnummer, te beginnen met 1, die steeds moet worden gevolgd. Hoe een factuurnummer in AutomaaT GO wordt omgezet naar een volgnummer in Octopus kan worden opgezet bij het opzetten van de koppeling.