Benodigde module: Planning

Indien je onze module planning gebruikt vind je in de keuzebalk bovenin je scherm "planning".

Wanneer je de planning opent zie je standaard de verticale planning, de 'kaartenbak'. De planning begint met de dag van vandaag.

INHOUDSOPGAVE

Uitleg Planning-scherm
Een nieuw planningsitem toevoegen
Kleuren, kaders en iconen in planning
Planning op je mobiele telefoon/agenda

Uitleg Planning-scherm

Klik op de afbeelding om hem te vergroten

Met deze knop kan je een nieuw planningsitem toevoegen, zie Een nieuw planningsitem toevoegen
Hiermee kan je wisselen tussen de verschillende planschermen
1. Verticaal is de standaard zoals op bovenstaand screenshot
2. Horizontaal laat de werknemers aan de linkerkant staan en de uren/dagen horizontaal
Met deze knop krijg je een lijst te zien van alle afspraken. Standaard staat hij op alle toekomstige afspraken. Met het oogje 'Historie' kan je rechts bovenin de historische afspraken zien in de lijst
Klik op de afbeelding om hem te vergroten
Met de 'print'-knop kan je een afdruk maken van het planscherm zoals je die voor je hebt
Met het filter kan je filteren op de afspraken die er in staan.
Via het tekstveld kan je op tekst filteren, denk aan naam van de klant, kenteken of de plansoort.
Via de knop achter het tekst veld kan je op werknemer, status of categorie filteren.
Hiermee kan je wisselen van de datum van de planning.
Met de knoppen links en rechts kan je één maand wisselen
Als je op de maand klikt kan je andere maanden selecteren
Met de datumkiezer eronder kan je specifiek één datum aanklikken.
Hier heb je de tabbladen 'Uitleen' en 'Dag'

Bij het tabblad 'Uitleen' zie je alle uitleenvoertuigen staan.
Als het vak groen is, dan is het voertuig nog vrij op deze dag
Als het vak rood is, dan is dat voertuig al ingepland op deze dag.
Hier kan je vinden hoe je uitleenvoertuigen toe kan voegen, zie: Voertuigen#Uitleen-en-verhuur

Bij het tabblad 'Dag' is er een vinkje voor 'Dag gesloten voor planning'
Als je die aanvinkt dan kan je een dag sluiten voor de planning, de achtergrond van die dag wordt ook grijs. Hij wordt dan ook afgesloten als je de module Online Planning hebt.
Je kan altijd zelf nog wel handmatig planningsitems op deze datum inplannen.

Een nieuw planningsitem toevoegen

Een nieuw item in de planning voeg je toe door op de gewenste dag in een leeg stuk van de planning dubbel te klikken of linksboven de knop 'nieuw' te gebruiken.

AutomaaT GO vraagt vervolgens voor welke klant je de planning wilt aanmaken. Wil je geen klant kiezen, dan klik je in het klantkiezen-scherm op 'sluiten' of door het drukken op de 'ESC'-knop.

Vervolgens opent het inplanningsscherm.

Klik op de afbeelding om hem te vergroten

De knoppen voor het opslaan van het planitem, voor het annuleren en voor het memoblok. Daar kan je een notitie bij de planning toevoegen
De klantvelden van de planning
Omschrijving: Hier kan je een omschrijving geven van het planitem
Klant: Hier staat de klant die je eerder hebt opgezocht, via het loepje kan je evt. een andere klant opzoeken
via het informatie icoontje kom je op het scherm van de klantgegevens en kan je ze evt. aanpassen en wijzigen.
Email: Hier staat het emailadres van de klant, met het vinkje E-mail bevestiging kan je een bevestigingsmail sturen van de planning.
Telefoon: Hier staat het telefoonnummer van de klant. Met het telefoontje Kan je een eventuele telefoonkoppeling starten en gelijk bellen met de klant. Met het envelopje️ kan je direct een SMS of WhatsApp-bericht sturen
De autovelden van de planning
Kenteken: Geeft het kenteken van het voertuig aan, of zoals hij ingevuld staat in het systeem. Met het loepje kan je een ander kenteken opzoeken, met het informatie icoontje kan je direct naar de autogegevens.
De werknemervelden van de planning
Werknemer: Dit is een dropdownmenu van de werknemers, zie: Werknemers
Soort: Hier staat de plansoort, bijv. onderhoud, APK, maar ook vakantie of verlof kan je hier ingeven.
Deze kan je zelf aanpassen naar eigen voorkeur, zie: Agenda & Planning
Vanaf: Hier kan je de begintijd van de afspraak ingeven.
Duur: Hier kan je de lengte van de afspraak ingeven, het eerste vak is voor het aantal uren, het tweede vak voor het aantal minuten.
Met het '+'-icoon kan je het planningsitem herhalen. Als je hier op klikt krijg je daaronder nog een regel met velden voor 'vanaf' en 'duur'
De eventuele uitleen voor de planning
Uitleen: Hier kan je een uitleenauto toevoegen aan het planitem
De tabbladen voor opdracht, artikelen en checklist
Opdracht: Hier kan je een tekstregel toevoegen die als regel op de werkbon komt
Commentaar: Hier kan je commentaar toevoegen, dat komt ook zo op de werkbon te staan.
Artikelen: Hier kan je artikelen toevoegen aan de planning, maar ook losse tekstregels, onderhoudsbeurten, eerdere werkbonnen en facturen importeren en via een externe koppeling onderdelen op de planning/werkbon zetten.
Checklist: Hier kan je een checklist toevoegen die je al eerder aangemaakt hebt, of de al toegevoegde checklist inzien
Zie: Checklists
De AI-knop om een checklist te genereren op basis van de opdracht
Meer informatie over AI in GO.
Hier kan je een akkoordbedrag ingeven
Als je op de gekoppelde werkbon over dat bedrag heen gaat krijg je een rood melding in beeld
Hier kan je een status toewijzen aan het planningsitem
Elke status heeft zijn eigen icoon, de uitleg kan je hieronder vinden, om zie: Planning #Iconen
Daar kan je ook een aanwezigheid melden voor een eventuele check-in, zie: Planning check-in
Hier kan je aanvinken of er een werkbon gemaakt moet worden, of je kan een werkbon koppelen. Als er al een werkbon gekoppeld is, dan staat hier ook het werkbonnummer.
Met het vinkje 'Maak werkbon' dan maak je direct bij het opslaan een werkbon aan.
Of je kan bij 'gekoppelde werkbon' handmatig een andere (oudere) werkbon toevoegen aan dit planningsitem.

Kleuren, kaders en iconen in planning

Kleuren

De kleuren van het planitem zijn afhankelijk van de soort die je ingesteld hebt.

Die kan je aanpassen bij Instellingen > Agenda & Planning, zie: Agenda & Planning

Kaders

Er zijn verschillende kaders die je om een planitem ziet in het overzicht

Blauwe rand rond het planningsitem: Werkbon is aangemaakt
Gele rand rond het planningsitem: Er zijn uren op deze werkplaatsbon geklokt.
Daaronder kan je ook zien hoeveel uren en minuten er geklokt zijn.
Rode rand rond het planningsitem: De werkbon is klaar, maar nog niet gefactureerd.
Er is ook een vinkje door het item te zien.
Zwarte rand en kruis rond en door het planningsitem: De werkbon is klaar/gefactureerd