Wil je een factuur maken? Voor een klant, een passant, of een interne factuur? Ga dan naar werkplaats > facturatie.
Facturen kun je ook maken vanuit een al gemaakte werkplaatsbon. Als deze bon al helemaal volledig en netjes is kun je deze direct uitvoeren naar een factuur, door bij afronden te klikken op 'factureren'.
Klantfactuur, passantfactuur of interne factuur
In de facturatie kies je eerst voor de klant waar je de factuur voor wilt maken. In dit zelfde keuzescherm kun je ook kiezen voor passant. Wil je helemaal geen gegevens invullen van de passant, dan klik je direct op de knop "meenemen". De klantinfo blijft dan volledig leeg.
Wil je een interne factuur maken, dan kies je onderin het klantkeuzescherm of je deze interne factuur wilt maken voor een auto die je in voorraad hebt, of voor een auto uit je historie.
Factuur maken
Wanneer je de juiste klant en eventueel ook het juiste kenteken gekozen hebt kom je in het facturatiescherm terecht.
In het facturatiescherm heb je verschillende knoppen:
Knoppen
Artikel
Een artikel dat bekend is in je systeem, of een vreemd artikel toevoegen, kun je doen via de knop "artikel".
Heb je het artikel ingevoerd en wil je direct nog een ander artikel invoeren, klik dan op de knop "opslaan + nieuw". Het artikelscherm opent dan direct weer en je kunt weer een volgend artikel invoeren. Ben je klaar met het invoeren van de artikelen en wil je geen artikel meer toevoegen, klik dan op de knop "opslaan". Hierna kom je weer terug in het facturatiescherm.
Tekstregel
Wil je een tekstregel toevoegen, gebruik dan de knop "tekstregel". Je kunt hier tekst toevoegen met of zonder bedrag. Voer je geen bedrag in, dan blijft het veld met het grootboek grijs, omdat wanneer er geen bedrag is, er natuurlijk ook niet op een rekening geboekt hoeft te worden.
Heb je het tekstregel ingevoerd en wil je direct nog een andere tekstregel invoeren, klik dan op de knop "opslaan + nieuw". Het tekstregelscherm opent dan direct weer en je kunt weer een volgende tekstregel invoeren. Ben je klaar met het invoeren van tekstregels en wil je geen tekstregel meer toevoegen, klik dan op de knop "opslaan". Hierna kom je weer terug in het facturatiescherm.
Onderhoudsbeurt
Soms kan het handig zijn om voor een beurt die veel voorkomt een onderhoudsbeurt aan te maken. Zo hoef je niet steeds alles in te typen, maar zet AutomaaT GO de door jou gekozen onderhoudsbeurt direct op het scherm. Een onderhoudsbeurt maak je aan bij magazijn. Zie hiervoor onderhoudsbeurt.
Vanzelfsprekend kun je, net als bij een artikel of tekstregel, de regels in de onderhoudsbeurt ook nog bewerken of verwijderen. Zie daarvoor de uitleg hieronder.
(Een regel) Bewerken
Een ingevoerde regel (artikel of tekstregel) kun je bewerken door er dubbel op te klikken. Je kunt ook de knop "bewerken" gebruiken.
Een regel verwijderen
Dit kun je doen door op de regel te gaan staan en op je toetsenbord op de knop "delete" te drukken. Ook kun je de knop bewerken gebruiken en daar kiezen voor "verwijderen".
Importeren
Met de knop importeren kun je een vorige factuur van de klant importeren, een factuur importeren van een andere klant of een tekst importeren.
Foto's toevoegen
Wil je graag een foto opslaan bij de factuur (of werkbon) dan kun je deze toevoegen door op het camera-icoontje naast de kentekengegevens (links) te klikken. Vervolgens kun je een opgeslagen foto kiezen.
Wanneer je AutomaaT Touch gebruikt kun je op de tablet direct al foto's maken. Deze worden dan direct opgeslagen bij de werkbon of factuur.
Banden toevoegen
Om banden toe te voegen van het kenteken waar je mee bezig bent, druk je op het bandenicoontje naast de kentekengegevens (rondje met een stip in het midden). Hier kun je onder andere banden toevoegen.
Uren toevoegen
Onderin het scherm, naast het commentaar, vind je een overzicht van de geregistreerde uren en kun je met een druk op de knop de uren ook toevoegen aan de werkbon/factuur. Hiervoor stel je eenmalig een arbeidsloon-artikel in. Zodra je op de toevoegen-knop klikt wordt automatisch het geregistreerde aantal uren aan de werkbon/factuur toegevoegd.
Factuur afronden
Wanneer je de factuur klaar hebt klik je op de rode knop 'afronden' rechtsboven in het scherm. Je kunt de factuur dan nog ook nog opslaan als werkplaatsbon, bijvoorbeeld wanneer je ineens weg moet en de factuur nog niet helemaal klaar was. Wanneer je kiest voor factureren krijg je nog een scherm om extra informatie op te slaan. Ook kun je hier een Whatsapp of SMS naar de klant sturen. Wil je geen Whatsapp-bericht of SMS versturen klik dan op "geen".
Na het afronden krijg je ook nog het scherm of je de factuur wilt mailen, printen, of er verder niets meer mee wilt doen.
Wil je de factuur later nog eens mailen of printen, dan kun je dit doen door in je facturenlijst (relaties > facturen). Hier klik je dubbel op de gewenste factuur en vervolgens op de knop 'printen' of 'emailen'. Wil je een kopie printen of mailen, dan klik je op het pijltje naast 'printen' of 'emailen'. Hier kun je vervolgens de keuze maken voor het document dat je wilt versturen.