Onder financieel > balans vind je je rekeningschema en daarbij je credit- en debetboekingen.
Het rekeningschema is een lijst van grootboekrekeningen (of tegenrekeningen) waarmee je alle ingevoerde boekstukken (bijvoorbeeld facturen, afschriften en bonnetjes) categoriseert. Zo verdeel je alle kosten en omzet in verschillende categorieën; bijvoorbeeld ‘bankkosten’ en ‘kantoorartikelen’. Dit geeft aan het eind van een jaar een duidelijk overzicht van alle inkomsten en uitgaven, waaruit je kunt opmaken of je winst of verlies hebt gemaakt. Je bent geheel vrij in de indeling van het rekeningschema en het detailniveau dat je hanteert. Zo kun je bijvoorbeeld alle omzet op één grootboekrekening boeken of de omzet per artikel of artikelgroep op aparte grootboekrekeningen boeken. Eventueel hebben wij ook een standaard, uitgebreid rekeningschema voor je beschikbaar.
In de balans vind je een totaaloverzicht van alle mutaties welke in deze periode gemaakt zijn. Zo zie je in de beginbalans de optelling van de bedragen uit de vorige periodes. In de proefbalans vind je de huidige omzetten. In de resultatenkolom zie je het totale resultaat van dit jaar.
Knoppen
Nieuw
Met de knop nieuw kun je een nieuwe grootboekrekening toevoegen aan je rekeningschema.
Bij de kolom 'Soort' vul je het soort grootboekrekening in:
| Soort | Omschrijving |
|---|---|
| Balans | Balansrekeningen zijn de grootboekrekeningen die een bepaalde ‘waarde’ of ‘schuld’ vertegenwoordigen. Als je bijvoorbeeld een computer koopt dan heeft die computer een dag na de aankoop nog steeds een aanzienlijke waarde. Ook je bankrekening is een voorbeeld van een balansrekening. Het saldo ervan vertegenwoordigt immers de waarde aan geld die je op de bankrekening hebt staan. |
| Resultaat | De resultaatrekeningen zijn de rekeningen waarop je je omzet en kosten boekt. Je kunt denken aan een rekening voor je verkopen (winst) of telefoonkosten (verlies). |
| Totaal-* | 1 t/m 9 voor een totaalrekening, waarbij de hoogte van het getal het niveau van de subtotalen aangeeft. Op deze totaalrekeningen worden de totalen van voorgaande rekeningen vanaf de vorige totaalrekening berekend. Er kunnen op deze totaalrekening geen mutaties worden verricht. Een uitzondering daarop vormen de totaalrekeningen ‘TOTAAL INKOPEN’ en ‘TOTAAL VERKOPEN’; deze krijgen een dagboeknummer en worden gezien als het in- c.q. verkoopboek. Het systeem gebruikt de totaalrekeningen als subtotalen in de balans, deze tellen automatisch op, echter wel soort bij soort; bijvoorbeeld van subtotaal groep 1 tot het volgende subtotaal groep 1, onafhankelijk van de andere subtotalen groepen enz. tot subtotaal groep 9. |
Een dagboeknummer vul je alleen in wanneer deze grootboekrekening een dagboek betreft. Een dagboek is een onderdeel van je financiële administratie. In dit dagboek wordt bijgehouden welke wijzigingen er allemaal in de administratie worden gemaakt. Denk hierbij vooral aan: kas, bankrekeningen, inkoopboek en verkoopboek. Voor memoriaal hoeft in AutomaaT GO geen apart dagboek te worden aangemaakt.
Indien je in de facturering ook op de nieuw toegevoegde grootboekrekening wilt kunnen boeken moet je na het aanmaken van de nieuwe grootboekrekening, deze selecteren en op de drie puntjes rechts klikken om zo ook nog een snelcode toe te voegen om in te geven bij het veld 'gb' in je facturatiescherm. Meer hierover vind je bij het Rekeningschema instellen.
Bewerken
Met de knop bewerken kun je een geselecteerde grootboekrekening bewerken. Alle onderliggende mutaties worden bij het wijzigen ook meegenomen. Je kunt hierbij niet het soort rekening aanpassen.
Na het bewerken van de gegevens dien je op de knop [opslaan] te klikken.
Verwijderen
Met de knop verwijderen verwijder je een grootboekrekening uit de balans. Dit is niet mogelijk zolang er nog mutaties op de grootboekrekening geboekt zijn.
Mutaties
Door op de knop [Mutaties] te drukken krijg je een overzicht van de mutaties welke geboekt zijn op de geselecteerde grootboekrekening. Meer informatie over dit scherm vind je bij Mutatieoverzicht.
Memoriaal
Door op de knop [Memoriaal] te drukken krijg je een overzicht van de mutaties welke geboekt zijn op het dagboek Memoriaal. Meer informatie over dit scherm vind je bij Mutatieoverzicht.
Statistiek
In dit scherm zie je statistieken over de verdeling van kosten, inkopen en verkopen, alsmede de resultaten van het huidige jaar en het vorige jaar.
Overzicht
Hier vind je een snel overzicht van alle dagboeken, als ook het bedrag van de subadministraties debiteuren en crediteuren.