Introductie
Hier vind je informatie over het invoeren van een factuur van een leverancier.
Rekening invoeren
Je kunt ervoor kiezen om rekeningen handmatig in te voegen, een PDF te importeren of via Go2UBL automatisch te verwerken. Indien het de inkoop van een auto betreft is het makkelijkst om de rekening direct bij de auto in te voeren via Auto inkopen.
Handmatig invoeren
In het scherm 'Boekhouding' > 'Rekeningen invoeren' kun je de rekeningen van de leveranciers inboeken. Het mooiste is om te zorgen dat je ook de PDF van de rekening hebt, zodat deze direct gekoppeld kan worden aan de rekening en dus ook in het archief terecht komt.
Wanneer je dit scherm opent zal het programma eerst vragen van welke leverancier je een rekening in wilt boeken. Wanneer er pakbonnen bij deze leverancier bekend zijn, krijg je vervolgens de keuze of je die mee wilt nemen. Een pakbon kan bestaan uit een ingekochte (maar nog niet ingeboekte) auto, of ingekochte artikelen in het magazijn.
Daarna kan het rekeningnummer en de datum ingevoerd worden. Vervolgens kunt u mutaties in gaan voeren door op de knop '+ Mutatie' te klikken.
Wanneer er een kostenrekening bij de leverancier ingevuld is wordt deze automatisch als voorkeuze aangegeven. Verder vul je de grootboekrekening in waarop je wilt boeken en het bedrag. Hier bij is een postief bedrag geld welke je moet betalen en een negatief bedrag als je geld terug krijgt van de leverancier. Eventueel kun je aan de regel ook een BTW-soort hangen, zodat het BTW-bedrag wordt berekend en toegevoegd.
Auto onkosten
Indien de rekening onkosten betreft over een auto dan kunnen deze kosten ook op de auto geboekt worden. Selecteer hiervoor de auto en het systeem voegt het bedrag automatisch aan de kosten toen. Indien je hier een 'Voorraad BPM' of 'Inkoop BPM'-rekening selecteert, zal het bedrag als 'Inkoop BPM' bij het voertuig gezet worden (denk hierbij aan een rekening van de Douane bij een import auto).
PDF's automatisch importeren
Je kunt je rekeningen (als PDF en/of UBL-bestand) mailen of doorsturen naar <cdkey>@automaat.online. Ze worden dan automatisch in AutomaaT GO klaargezet om in te boeken. Eventueel kan dit ook via de GO Extentie.
Go2UBL
Go2UBL is een online dienst welke PDF-rekeningen automatisch omzet in, voor de computer leesbare, documenten. Deze documenten kunnen vervolgens eenvoudig worden ingelezen en geboekt in de boekhouding.
Go2UBL maakt gebruik van scan-en-herken techniek, maar dan als hulpmiddel. Bij scan-en-herken oplossingen moet de ontvanger nog veelal zelf aanvullende acties doen om een document geboekt te krijgen. Bijvoorbeeld velden benoemen of het systeem leren hoe de factuurlayout in elkaar zit. Go2UBL doet dit voor u en levert altijd een volledig UBL bestand aan, inclusief de bij de KvK bekende NAW-gegevens. Normaliter levert een scan-en-herken techniek een gemiddelde herkenning van 80 %. Go2UBL streeft naar 100% herkenning en 100% juistheid.
Indien je wilt werken met deze koppeling kunt je je PDF-rekeningen via e-mail sturen naar <kvknr>@go2ubl.nl. Wanneer de rekening is omgezet zal in de rekeningenlijst de knop Importeren rood worden. Wanneer je hierop klikt kunt u de rekeningen inlezen.
Kosten hiervoor zijn € 0,45 per rekening en dit wordt afgeboekt via je online saldo.
Rekening wijzigen
Een bestaande rekening wijzigen kan op twee manieren. Vanuit de rekeningenlijst kun je op de drie blauwe puntjes klikken, rechts-bovenin het scherm, en klikken op rekening wijzigen. Ook kun je, vanuit het 'Rekening invoeren'-scherm het boekstuknummer invoeren welke u wilt wijzigen. De rekening wordt dan automatisch geopend.