In de projectenadministratie kunt u projecten aanmaken waarbij u een eigen kosten-/batenoverizicht krijgt per project. Ook kunt u automatisch periodiek facturen genereren. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor leaseauto's of voor vaste onderhoudscontracten.
Wanneer het scherm opent ziet u een overzicht van alle bekende projecten. Wanneer u een project selecteert krijgt u daaronder alle mutaties te zien die op dit project gedaan zijn.
Knoppen
Nieuw
Een nieuw project aanmaken.
Bewerken
Een reeds aangemaakt project bewerken/inzien.
Verwijderen
Een reeds aangemaakt project definitief verwijderen.
Mutaties
De mutaties van een project bekijken. Hier kun je zien welke kosten & baten er op een project geboekt zijn.
Factureren
Alle projecten factureren.
Hiermee kun je een projectenlijst printen.
Exporteren
Met de knop 'exporteren' kun je je projectenlijst exporteren.
Vervallen
Met deze knop laat het programma ook de vervallen facturen zien.
Kosten/inkomsten toevoegen
Facturatie
Zodra je een werkbon/factuur maakt en het voertuig is ook bij een project bekend, dan wordt hierbij automatisch het project geselecteerd. Eventueel kun je het project ook uitzetten wanneer dit een factuur is welke niet bij het project geregistreerd moet worden.
Zodra je een interne factuur maakt of interne regels boekt, dan worden deze bedragen bij het project opgeteld als kosten. Zodra je een 'normale' factuur maakt, dan komt dit bij de opbrengsten terecht.
Externe rekeningen
Als je de interne boekhouding gebruikt dan kun je ook externe rekeningen (die je van leveranciers ontvangt) boeken op projecten. Deze mutaties kun je aan een project koppelen en worden dan bij de kosten van het project geregistreerd.
Automatisch factureren
Je kunt facturen automatisch laten factureren. Dit gebeurt wanneer je in de projectenlijst op 'Factureren klikt'. Het factuurbedrag wordt automatisch bij de inkomsten van het project opgeteld.
Tekst op factuur
Om projecten te factureren dien je eerst een onderhoudsbeurt aan te maken. Deze bepaalt de tekst op de factuur en kun je later bij het project instellen. In de onderhoudsbeurt kun je verschillende codes gebruiken welke automatisch ingevuld worden.
Mogelijke codes:
- <week>
- <maand>
- <kwartaal>
- <jaar>
- <merk>
- <type>
- <kenteken>
- <auto-extra1>
- <project-extra1>
Als je een regel maakt met het veld <bedrag> erin, dan komt het factuur-bedrag van het project hier in te staan.
Factuurfrequentie
Je kunt aan elk project een factuurfrequentie hangen. Hierop kun je selecteren wanneer je automatisch factureert. Zo kun je bijv. projecten met een factuurfrequentie '1' elke week factureren en met factuurfrequentie '2' elke maand.