Kennisbank

Inleiding

In het programma kun je een uitgebreide urenregistratie bijhouden. Hierbij kun je bijhouden of je werknemers aanwezig zijn, acties aan het uitvoeren zijn of productief aan werkbonnen aan het werk zijn. De urenregistratie kan werken via een barcodescanner of via een overzichtelijk werknemersoverzicht. Wanneer de werkbonnen uitgevoerd zijn en je deze gaat factureren, krijg je direct een overzicht welke werknemers er aan de werkbon hebben gewerkt. Op basis hiervan kun je bepalen hoeveel tijd je wilt doorrekenen op de factuur.

Achteraf kun je per werknemer zijn bezettingsgraad en productiviteit bekijken en indien nodig hierop inspelen.

Urenregistratie instellen

Werktijden invoeren

Je kunt werktijden invoeren bij de Instellingen > Relaties > tabblad Werknemers.

Je kunt hier de werktijden voor alle werknemers instellen. Heeft een werknemer specifieke werktijden dan kun je deze bij de werknemer zelf nog overschrijven. Je kunt meerdere tijden per dag aanmaken. De tijden hiertussen worden gezien als pauze.

In dit voorbeeld heeft de werknemer pauze van 12:30 tot 13:00. Op deze manier kun je meerdere pauzes toevoegen.

Je kunt hier ook instellen dat de aanwezigheid automatisch moet stoppen na dat-wijziging, bijvoorbeeld wanneer iemand vergeten is uit te klokken. Op dat moment wordt de volgende dag, wanneer diegene weer inklokt, automatisch de aanwezigheid van de vorige dag uitgezet (op de eindtijd van de vorige dag).

Je kunt nu instellen dat pauzes niet moeten worden meegenomen in de urenregistratie. Dit zorgt ervoor dat, als een urenregistratie wordt afgesloten, hier automatisch eventuele pauzes (en het einde van de werktijd) uit wordt gefilterd.

Voorbeeld:
Werktijden: 09:00 - 12:00 en 13:00 - 17:00

Je start de tijdregistratie van een werkbon om 10:00 en stopt deze om 15:00 uur. Het programma zal hiervan nu 2 tijdregistraties maken: een van 10:00 tot 12:00 en een an 13:00 tot 15:00.

Werknemerslijst met barcode printen

Je kunt direct een werknemerslijst uitprinten met barcodes. Deze lijst is daarna te gebruiken, samen met een barcode scanner, om de urenregistratie bij te houden. Op een lijst krijgt je alle werknemers. Je gaat hiervoor naar Relaties > werknemers. Hier kies je voor ‘Printen’ en daarna kies je de ‘Barcodelijst’. Staat deze lijst niet in het overzicht dan kun je onze helpdesk bellen om de barcodelijst er bij te zetten.

Acties aanmaken en printen

In AutomaaT GO kun je naast de werkbonnen ook acties bijhouden. Denk hierbij aan ‘Aanwezigheid’, ‘Pauze’, ‘Autowassen’, ‘Intern’ etc. Je vindt dit bij instellingen > relaties > werknemers. Hier kun je acties toevoegen of verwijderen. Let op dat de eerste actie altijd de Aanwezigheid dient te zijn. Deze actie wordt namelijk niet automatisch afgemeld wanneer een andere actie wordt aangemeld. Indien je je lijst met acties voltooid hebt kun je deze printen via de ‘Printen barcodes’ knop.

Urenregistratie bijhouden

Via barcode scanner

De urenregistratie kun je door het hele programma eenvoudig met de barcodescanner bijhouden. Je drukt op F12 op het toetsenbord en je krijgt het scherm ‘Tijdregistratie werknemers’. Hier scan je de barcodes van de acties die je uitvoert. Scan hierbij eerst de barcode van de werknemer en hierna de actie of werkplaatsbon. Bijvoorbeeld:

• Aan het begin van de werkdag scant een werknemer de actie ‘Aanwezig’ en aan het einde van de dag scant hij nogmaals de actie ‘Aanwezig’ om deze weer uit te zetten.
• Wanneer een werknemer begint te werken aan een werkbon, scant hij de werkbon. Wanneer hij stopt met de werkbon scant hij of weer de werkbon, of de volgende actie die hij gaat uitvoeren. De werkbon wordt dan ook automatisch gestopt.

Via werkoverzicht

Bij Werkplaats > werkoverzicht heb je direct een overzicht van wat je werknemers aan het doen zijn. Dit scherm werkt het meest ideaal op een aanraakgevoelig scherm, zoals een tablet. Je klikt hierbij op een werknemer en krijgt direct een overzicht van zijn werkzaamheden, zijn toekomstige planning en acties die hij kan uitvoeren.

De werknemer kan zijn of haar urenregistratie starten door de werkbon (of actie) te kiezen waar hij of zij aan gaat werken. Vervolgens opent bijvoorbeeld de werkbon en kan links onder de tijdregistratie 'start' aangeklikt worden. De tijd begint nu te lopen.

Losse tijdregistraties toevoegen

Als een tijdregistratie vergeten is of gewijzigd moet worden dan kun je deze aanpassen bij de Relaties > Werknemers > klik de werknemer aan > urenregistraties. Hier kun je items toevoegen en wijzigen.

Uren (zoals vakantie/ziekte) invoeren

Je kunt ook losse tijden registreren, denk hierbij aan vakantie- of ziektedagen. Ga hiervoor naar Relaties > Werknemers > klik de werknemer aan > Tijden. Hier vind je ook totalen met het aantal verbruikte vakantiedagen etc.

Tijdenoverzicht en productiviteitscijfers

AutomaaT GO berekent aan de hand van de urenregistratie en facturatie automatisch ook productiviteitscijfers en de bezettingsgraad per werknemer. Deze cijfers worden berekend volgens het VABIP-principe. Hiervoor moeten wel de gegevens (zoals werktijden) correct ingevuld zijn bij de werknemer. Dit overzicht vind je door naar Relaties > Werknemers > klik op de gewenste werknemer > Urenregistraties > Totalen. Je kunt dan een datum invoeren van en tot wanneer je het overzicht wilt zien. In dit scherm vind je een totaaloverzicht, maar ook de productiviteit en bezettingsgraad.

De bezettingsgraad wordt berekend door het aantal uren wat de werknemer had moeten werken (aantal daguren x aantal dagen dat werknemer volgens contract werkt de dagen dat hij aanwezig was) wat wordt gedeeld door het aantal uren dat in acties of werkbonnen geklokt is. Wanneer de bezettingsgraad 100% is houdt dit dus in dat als een werknemer 40 uur hoort te werken in een week, dat hij ook 40 uur aan acties en/of werkbonnen heeft geklokt. 

De productiviteit wordt berekend door de bezettingsgraad af te trekken van de berekende uren gedeeld door de geklokte uren. De productieve uren zijn hierbij dus de uren die geklokt èn doorberekend zijn. Het aantal niet productieve uren zijn de uren die of niet doorberekend zijn, of de uren waarin de werknemer niet aanwezig is geweest. Wanneer een productiviteit bijvoorbeeld op 80% staat dan is 80% van de aanwezige tijd ook doorberekend op facturen. Wanneer de productiviteit groter is dan 100% dan is er dus gemiddeld meer tijd doorberekend op facturen dan de werknemer daadwerkelijk heeft gewerkt.