Introductie
Er zijn drie methodes om herinneringen te versturen. Zo kun je:
- per factuur versturen
- per klant versturen
- alle klanten versturen
Per factuur versturen
Als je van een enkele factuur een herinnering wilt sturen kun je dit doen door de factuur te openen. Vervolgens kun je naast de knop Printen of Email op het pijltje klikken en klikken op Herinnering. Als je de herinnering mailt dan zet hij de tekst die is ingesteld als emailtekst neer en voegt hij een kopie van de factuur toe als bijlage.
De e-mailtekst kun je instellen bij de Instellingen > Printerinstellingen. Hier kun je aan de rechterkant onder Herinnering een brief selecteren welke je standaard mee wilt sturen. Deze brief kun je aanmaken bij de Relaties > Tekstverwerker.
Per klant versturen
Als een klant meerdere facturen open heeft staan, kun je al deze facturen in een keer in een overzicht versturen. Hiervoor open je de klant (bijvoorbeeld via F6 of Relaties > Klanten) en klik je op Facturen. Vervolgens klik je hier op Herinnering. Je kunt daarna de brief kiezen die je wilt meesturen. Wanneer je nu op Versturen klikt kun je de mail versturen.
Alle klanten versturen
Je kunt ook alle herinneringen semi-automatisch sturen. Hiervoor is het wel van belang dat dit correct is ingesteld. Meer informatie over het instellen hiervan vind je hier.
Wanneer dit correct is ingesteld ga je naar Relaties > Facturen en klik je vervolgens op Herinnering. Daar kun je aanvinken welke brieven je wilt sturen. Vervolgens klik je op Berekenen. Het programma kijkt nu welke klant welke herinnering zou moeten krijgen. Dit krijg je te zien in het overzicht. Eventueel kun je hier nog klanten uitvinken als je die wilt overslaan. Daarnaast kun je bovenin het scherm aanvinken of je de facturen wilt e-mailen, printen of beide.
Wanneer je nu op Genereer klikt worden de herinneringen automatisch verzonden en/of geprint.