BTW-soorten bij grootboekrekeningen instellen
Het is slim om bij alle kosten- en inkooprekeningen alvast de BTW-soort in te vullen wat hierop het meest gebruikt wordt. Zo wordt automatisch de correcte BTW-soort geselecteerd bij het boeken.
Leveranciers aanvullen: kostengroep, bankrekening, betaaltermijn
Je kunt bij de leverancier-gegevens de standaard kostengroep instellen. Zodra je vervolgens een rekening voor deze leverancier inboekt, zal het programma deze grootboekrekening als voorkeur geven. Ook kun je hier al het bankrekeningnummer invoeren voor de automatische herkenning (bij het inlezen van bankafschriften).
Wanneer je de betaaltermijn ingeeft dan kun je hier selecties op maken om betalingen te doen. Ook kun je aangeven dat een leverancier automatisch incasseert. Deze rekeningen worden dan niet meegenomen in de selectie voor de betalingen.
Herkenningen aanmaken voor bank inlezen
Wanneer je een bankbestand aan het inlezen bent kun je bovenin het scherm kiezen voor 'Herkenningen'. Via de herkenningen kun je het programma op een tekst laten zoeken. Wanneer deze tekst in een af- of bijschrijving is gevonden, dan wordt deze automatisch gekoppeld naar de correcte grootboekrekening. Dit is voor mutaties welke niet via debiteuren of crediteuren lopen. Denk hiervoor aan PIN- of iDealinkomsten, hypotheken en/of verzekeringen.
Rekeningen klaarzetten in je 'inbox'
Je kunt PDF-rekeningen emailen naar <<cdkey>>@automaat.online*. Deze worden vervolgens klaargezet in AutomaaT GO om in te lezen. Je ziet links-bovenin het scherm dan een rood bolletje komen bij het AutomaaT GO-logo. Als je hier op klikt kun je vervolgens kiezen voor 'Rekeningen inboeken'.
* je cd-key kun je vinden als je links-onderin op het tandwieltje klikt en vervolgens gaat naar Over.
De juiste Rabobank-rekening is niet te koppelen
Dit komt waarschijnlijk omdat het bedrijf onder een andere BV valt. Je dient dan een 'Owners Card' aan te vragen voor de BV waarvan je de bankrekening wilt koppelen. Zie ook de bijlage.