Kennisbank

Introductie

Hier vind je informatie over het instellen van de boekhoudinstellingen.

Instellingen

Financiële voorraad

Hier geef je aan of je financiële voorraad wilt bijhouden over het magazijn en/of de autovoorraad. Dit wil zeggen dat de voorraad apart ingeboekt wordt op voorraadrekeningen, zodat je in de balans een overzicht hebt over hoeveel waarde je op 

voorraad hebt. Wanneer je het item verkoopt wordt een aparte boeking gemaakt van Voorraad naar Inkoop.

Globalisatieregeling

Hiermee geef je aan of je gebruik maakt van de globalisatieregeling. Deze regeling zorgt ervoor dat je negatieve marge-btw kunt verrekenen met positieve marge-btw. Meer informatie vind je op Belastingdienst.nl

Facturen handmatig doorboeken

Facturen worden hierbij niet automatisch doorgeboekt, maar kun je los doorboeken zodra de betaling binnen is. Dit wordt ook wel het kasstelsel genoemd. Meer informatie vind je op Belastingdienst.nl

Dagboekkeuze bij betalingen

Wanneer dit aan staat kun je bij het doen van een betaling, ipv voor Kas, PIN of iDeal, ook kiezen voor andere dagboeken, zoals je bank etc.

SEPA-Betaalbestand als batch

Geeft aan de bank mee of het betaalbestand als batch moet worden behandeld of niet. Over het algemeen komen batches als 1 regel op je bankafschrift te staan ipv per rekening.

Betalingen verzamelen per leverancier

Als je de betalingen per leverancier verzamelt dan worden meerdere rekeningen in 1 betaal-transactie gezet. Een voordeel hiervan is dat je ook credit-rekeningen kunt meenemen, die automatisch verrekend worden.

Aangifte per

Kies hier welke periode je gebruikt om aangifte van omzetbelasting te doen.

Aanpassingen vanaf

Vanaf deze datum kunnen wijzigingen gedaan worden in de boekhouding. Mutaties van voor deze datum kunnen dus niet meer aangepast worden.

Automatisch aanvullen

Bij het inboeken van rekeningen en het invoeren van mutaties wordt gekeken of het bankrekening al bij de geselecteerde relatie staat. Als dit niet zo is dan kan deze (automatisch) worden toegevoegd.

E-mailadres voor rekeningen

Hier kun je een emailadres aanmaken waar je rekeningen naartoe kunt sturen. Deze komen in een 'inbox' in het programma te staan, zodat je ze eenvoudig kunt inboeken.

Rekeningschema instellen

Via de knop 'Rekeningschema instellen' stel je in AutomaaT GO in welke rekeningen wat doen. Aan de rechterkant van het scherm zie je de vast-gedefinieerde regels. Als je hier een regel selecteert en vervolgens aan in de linker lijst op een grootboekrekening dubbelklikt, stel je deze rekening op die plek in.

Benodigde grootboekrekeningen

AutomaaT GO is redelijk flexibel met gebruik van grootboekrekeningen. Echter zijn er wel enkele grootboekrekeningen die nodig zijn of aangeraden worden. De nummering hiervoor mag zelf bepaald worden. Let hierbij op dat dit unieke grootboekrekeningen moeten zijn, er geen meerdere BTW-soorten per grootboekrekening geboekt worden. 

Indien je de autoverkoopmodule gebruikt zijn ook de volgende grootboekrekeningen nodig:

Let op: indien je een externe koppeling naar SnelStart gebruikt heb je nog extra rekeningen nodig. Meer uitleg vind je hier.

Interne rekeningen instellen

De interne rekeningen werken in AutomaaT op de volgende manier.

In plaats van op debiteuren te boeken, wordt er op een kostenrekening geboekt. Daarnaast wordt er tegengeboekt op een (interne) omzetrekening. Bijvoorbeeld:

Externe boekhouding

AutomaaT GO kan naast werken met de compleet geïntegreerde eigen boekhouding, ook koppelen met externe boekhoudpakketten:

• Exact Online
• AccountView
• SnelStart
• Twinfield
• iMuis
• Yuki
• Visma eAccounting
• E-Boekhouden
• Afas Profit
• Unit4 Multivers
• Minox
• Cash

Een compleet overzicht van de functionaliteit van de diverse pakket kun je hier vinden.

Externe boekhouding instellen

Zorg ervoor dat het externe boekhoudpakket goed is ingericht. Hieruit haalt AutomaaT GO alle instellingen, zoals bijv. de grootboekrekeningen. Hierin is het externe boekhoudpakket dus leidend.

Meer informatie over het instellen van de externe boekhouding kun je hier vinden.

Facturen opnieuw doorboeken

Indien er een koppeling is, zal AutomaaT GO de factuur automatisch doorboeken zodra er een factuur gemaakt wordt. Wil je reeds-gemaakte facturen opnieuw doorboeken naar de externe boekhouding, dan kan dit via Relaties > Facturen. Vink hier aan welke facturen je opnieuw wilt doorboeken en klik vervolgens rechts-bovenin op de 3 blauwe puntjes en dan "Opnieuw doorboeken".

Betalingen synchroniseren

AutomaaT GO zal de betalingen automatisch elk uur synchroniseren met het externe boekhoudpakket.

Boekhouding Compleet

Met de uitbreiding 'Boekhouding Compleet' kun je je boekhouding voor jou laten werken. Meer informatie hierover lees je hier.

Bankkoppeling

Voor de bankkoppeling maken we gebruik van de applicatie Bizcuit. Je kunt je hier (gratis) voor registreren. Vervolgens koppel je in hun pakket je bankrekeningen. Als dat allemaal gedaan is dan kun je vervolgens in AutomaaT GO aangeven welke bankrekening bij welk dagboek hoort.

BTW Aangifte

Hier vul je de informatie in voor je BTW-aangifte. Ook kun je aangeven of je de aangifte automatisch als rekening wilt inboeken. Op die manier heb je een eenvoudig overzicht van de aangiftes en wat er eventueel nog open staat.

PDF's naar UBL

Door deze vink aan te zetten worden PDF-rekeningen automatisch omgezet naar een leesbaar formaat voor AutomaaT GO.

Salarisadministratie

Je kunt een koppeling maken met je salarisadministratiepakket. Wanneer je dat doet dan kunnen loonheffing-, salaris- en belastingheffingen automatisch in worden geboekt. Elke nacht wordt automatisch gekeken of er nieuwe loon-items klaar staan.

Het is hierbij belangrijk dat de instellingen hiervoor goed staan. In de salarisadministratie moeten de grootboekrekeningen ingesteld staan als in GO. Vervolgens moeten bij de Financiële Instellingen de regels met ID 1027 en 1028 worden ingesteld. Regel 1026 is optioneel. Als deze niet wordt ingesteld dan wordt de boeking gemaakt in Memoriaal.

De inloggegevens voor Nmbrs kun je aanmaken als je in Nmbrs rechts-bovenin naar je profiel gaat > Gebruikersprofiel > tabblad 'API Token'.

Daar kun je klikken om de API te activeren:

De gegevens die je krijgt vul je vervolgens in GO in, waarna je GO opnieuw opstart. Je kunt dan aangeven welke administratie gepakt moet worden en welke boekingen je wilt doen.

Aangifte loonheffing als rekening inboeken

Maakt automatisch een boeking aan de leverancier 'Belastingdienst' met de loonbelasting die (nog) betaald dient te worden, incl betaalkenmerk. Je kunt vervolgens via de rekeningenlijst de heffing eenvoudig betalen via de bankkoppeling of een betaalbestand.

Salarissen als rekeningen inboeken

Maakt automatisch per werknemer een boeking met het netto loon dat (nog) betaald dient te worden. Je kunt vervolgens via de rekeningenlijst de salarissen eenvoudig betalen via de bankkoppeling of een betaalbestand.

Loonboeking maken

Maakt automatisch de loonboekingen naar bijv. reservering vakantiegeld en diverse posten waar het loon uit bestaat.

Voor Tips & Tricks voor de boekhouding kun je hier terecht.