Introductie
Hier vind je informatie over het instellen van de boekhoudinstellingen.
Instellingen
Financiële voorraad
Hier geef je aan of je financiële voorraad wilt bijhouden over het magazijn en/of de autovoorraad. Dit wil zeggen dat de voorraad apart ingeboekt wordt op voorraadrekeningen, zodat je in de balans een overzicht hebt over hoeveel waarde je op
voorraad hebt. Wanneer je het item verkoopt wordt een aparte boeking gemaakt van Voorraad naar Inkoop.
Globalisatieregeling
Hiermee geef je aan of je gebruik maakt van de globalisatieregeling. Deze regeling zorgt ervoor dat je negatieve marge-btw kunt verrekenen met positieve marge-btw. Meer informatie vind je op Belastingdienst.nl
Facturen handmatig doorboeken
Facturen worden hierbij niet automatisch doorgeboekt, maar kun je los doorboeken zodra de betaling binnen is. Dit wordt ook wel het kasstelsel genoemd. Meer informatie vind je op Belastingdienst.nl
Dagboekkeuze bij betalingen
Wanneer dit aan staat kun je bij het doen van een betaling, ipv voor Kas, PIN of iDeal, ook kiezen voor andere dagboeken, zoals je bank etc.
SEPA-Betaalbestand als batch
Geeft aan de bank mee of het betaalbestand als batch moet worden behandeld of niet. Over het algemeen komen batches als 1 regel op je bankafschrift te staan ipv per rekening.
Betalingen verzamelen per leverancier
Als je de betalingen per leverancier verzamelt dan worden meerdere rekeningen in 1 betaal-transactie gezet. Een voordeel hiervan is dat je ook credit-rekeningen kunt meenemen, die automatisch verrekend worden.
Aangifte per
Kies hier welke periode je gebruikt om aangifte van omzetbelasting te doen.
Aanpassingen vanaf
Vanaf deze datum kunnen wijzigingen gedaan worden in de boekhouding. Mutaties van voor deze datum kunnen dus niet meer aangepast worden.
Automatisch aanvullen
Bij het inboeken van rekeningen en het invoeren van mutaties wordt gekeken of het bankrekening al bij de geselecteerde relatie staat. Als dit niet zo is dan kan deze (automatisch) worden toegevoegd.
E-mailadres voor rekeningen
Hier kun je een emailadres aanmaken waar je rekeningen naartoe kunt sturen. Deze komen in een 'inbox' in het programma te staan, zodat je ze eenvoudig kunt inboeken.
Rekeningschema instellen
Via de knop 'Rekeningschema instellen' stel je in AutomaaT GO in welke rekeningen wat doen. Aan de rechterkant van het scherm zie je de vast-gedefinieerde regels. Als je hier een regel selecteert en vervolgens aan in de linker lijst op een grootboekrekening dubbelklikt, stel je deze rekening op die plek in.
Benodigde grootboekrekeningen
AutomaaT GO is redelijk flexibel met gebruik van grootboekrekeningen. Echter zijn er wel enkele grootboekrekeningen die nodig zijn of aangeraden worden. De nummering hiervoor mag zelf bepaald worden. Let hierbij op dat dit unieke grootboekrekeningen moeten zijn, er geen meerdere BTW-soorten per grootboekrekening geboekt worden.
Grootboekrekening | Verplicht/optioneel |
Debiteuren | Verplicht |
Crediteuren | Verplicht |
BTW Verkoop Laag | Verplicht |
BTW Verkoop Hoog | Verplicht |
BTW Inkoop Laag | Optioneel |
BTW Inkoop Hoog | Verplicht |
Kas | Optioneel |
Tussenrekening PIN-betalingen | Optioneel |
Tussenrekening iDeal-betalingen | Optioneel |
Verkoop hoog | Verplicht |
Verkoop marge | Optioneel |
Verkoop arbeidsloon | Optioneel |
Indien je de autoverkoopmodule gebruikt zijn ook de volgende grootboekrekeningen nodig:
Verkoop auto's BTW | Verplicht |
Verkoop auto's marge | Verplicht |
Verkoop auto's BPM | Verplicht |
Verkoop auto's BTW binnen EU | Optioneel |
Verkoop auto's BTW buiten EU | Optioneel |
Inkoop auto's BTW | Verplicht |
Inkoop auto's marge | Verplicht |
Inkoop auto's BPM | Verplicht |
Inkoop auto's BTW binnen EU | Optioneel |
Inkoop auto's BTW buiten EU | Optioneel |
Voorraad auto's BTW | Verplicht indien financiële voorraad wordt bijgehouden |
Voorraad auto's marge | Verplicht indien financiële voorraad wordt bijgehouden |
Voorraad auto's BPM | Verplicht indien financiële voorraad wordt bijgehouden |
Verkoop leges | Optioneel |
Let op: indien je een externe koppeling naar SnelStart gebruikt heb je nog extra rekeningen nodig. Meer uitleg vind je hier.
Interne rekeningen instellen
De interne rekeningen werken in AutomaaT op de volgende manier.
In plaats van op debiteuren te boeken, wordt er op een kostenrekening geboekt. Daarnaast wordt er tegengeboekt op een (interne) omzetrekening. Bijvoorbeeld:
Tegenrekening | Omzetrekening |
---|---|
4800 Rijklaarmaakkosten | 8800 Interne onderdelen |
8810 Interne arbeid | |
4800 Garantiekosten | 8800 Interne onderdelen |
8810 Interne arbeid |
Externe boekhouding
AutomaaT GO kan naast werken met de compleet geïntegreerde eigen boekhouding, ook koppelen met externe boekhoudpakketten:
- Exact Online
- AccountView
- SnelStart
- Twinfield
- iMuis
- Yuki
- Visma eAccounting
- E-Boekhouden
- Afas Profit
- Unit4 Multivers
- Minox
- Cash
Een compleet overzicht van de functionaliteit van de diverse pakket kun je hier vinden.
Externe boekhouding instellen
Zorg ervoor dat het externe boekhoudpakket goed is ingericht. Hieruit haalt AutomaaT GO alle instellingen, zoals bijv. de grootboekrekeningen. Hierin is het externe boekhoudpakket dus leidend.
Meer informatie over het instellen van de externe boekhouding kun je hier vinden.
Facturen opnieuw doorboeken
Indien er een koppeling is, zal AutomaaT GO de factuur automatisch doorboeken zodra er een factuur gemaakt wordt. Wil je reeds-gemaakte facturen opnieuw doorboeken naar de externe boekhouding, dan kan dit via Relaties > Facturen. Vink hier aan welke facturen je opnieuw wilt doorboeken en klik vervolgens rechts-bovenin op de 3 blauwe puntjes en dan "Opnieuw doorboeken".
Betalingen synchroniseren
AutomaaT GO zal de betalingen automatisch elk uur synchroniseren met het externe boekhoudpakket.
Boekhouding Compleet
Met de uitbreiding 'Boekhouding Compleet' kun je je boekhouding voor jou laten werken. Meer informatie hierover lees je hier.
Bankkoppeling
Voor de bankkoppeling maken we gebruik van de applicatie Bizcuit. Je kunt je hier (gratis) voor registreren. Vervolgens koppel je in hun pakket je bankrekeningen. Als dat allemaal gedaan is dan kun je vervolgens in AutomaaT GO aangeven welke bankrekening bij welk dagboek hoort.
BTW Aangifte
Hier vul je de informatie in voor je BTW-aangifte. Ook kun je aangeven of je de aangifte automatisch als rekening wilt inboeken. Op die manier heb je een eenvoudig overzicht van de aangiftes en wat er eventueel nog open staat.
PDF's naar UBL
Door deze vink aan te zetten worden PDF-rekeningen automatisch omgezet naar een leesbaar formaat voor AutomaaT GO.
Voor Tips & Tricks voor de boekhouding kun je hier terecht.