De boekhouding bijhouden bestaat uit 3 delen:
- Verkoopboekingen
Deze worden gemaakt zodra je een factuur maakt. - Inkoop-/kostenboekingen
Dit zijn de rekeningen die je ontvangt van leveranciers. - Kas-/bankboekingen
Hiermee verwerk je de betalingen die op de in- en verkoopboekingen gedaan worden.
Daarnaast kunnen er nog losse directe boekingen gedaan worden via een memoriaalboeking.
Eventuele autoinkopen worden gedaan vanuit de autovoorraadlijst. Meer hierover leest u bij Auto inkopen.
Facturen maken
Zodra je een verkoopfactuur maakt, wordt deze automatisch geboekt in de boekhouding. Hiervoor wordt de grootboekrekening gebruikt die per regel wordt aangegeven. Deze grootboekrekening bepaalt ook welk soort BTW er gerekend wordt over die regel.
Rekeningen inboeken
We kunnen, de rekeningen dien we van leveranciers krijgen, inboeken bij Financieel > Rekenignen inboeken. Hier kiezen we allereerst de leverancier waar de rekening van afkomstig is. Het boekstuknummer hierbij is een doorlopend nummer welke staat voor deze boeking. Het is slim om dit nummer op de rekening te schrijven, zodat u dit later eenvoudig terug kunt zoeken. Hierna zal het programma vragen het nummer van de factuur/rekening. Eventueel kunt u met de documentknop rechts-bovenin een PDF-bestand van de rekening toevoegen.
Wanneer u een mutatie toevoegt dient u aan te geven op welke inkoop- of kostenrekening deze factuur geboekt dient te worden. U kunt bij het veld ‘Rek. nr’ een vraagteken intypen voor een overzicht van alle grootboekrekeningen. Vervolgens voert u bij ‘Uitgaven’ het bedrag van de factuur in. Wanneer er BTW op de factuur staat kunt u de correcte BTW-soort invullen. Het programma zal dan automatisch een 2de mutatie voor de BTW aanmaken.
Wanneer de boeking nu klaar is kunt u met de knop ‘Verwerken’ de boeking laten verwerken. Hierna zal het programma van voor af aan beginnen en heeft u de mogelijkheid om de volgende rekening in te voeren.
Meer informatie over Rekening inboeken.
Mutaties inboeken
Kas/bank
Als alle verkoop- en inkooprekeningen ingekocht zijn, kunnen we de betalingen op beide gaan boeken. Dit doen we bij Financieel > Mutaties invoeren. Allereerst kiezen we het dagboek wat we willen gaan inboeken. Het programma pakt automatisch het volgende boekstuknummer voor dit dagboek op. Eventueel kunt u kunt hiervoor ook het afschriftnummer gebruiken. Hierna kunnen we de mutaties toe gaan voegen.
Klant- of leveranciersbetaling invoeren
Indien de regel een klant- of leveranciersbetaling is dan kiest u voor 'Betaling van klanten' of 'Betaling aan leverancier'. Via de + kun je nu zoeken tussen de openstaande posten. Als het meerdere rekeningen betreft, kun je die rekeningen aanvinken. Vervolgens klik je op Meenemen. Het programma laat een overzicht zien van de geselecteerde rekeningen. Eventueel kun je het betaalde bedrag hierop per rekening nog aanpassen.
Overige invoeren
U kiest hierbij de rekening waar u het bedrag op wilt boeken, bijvoorbeeld een kostenrekening. Hierna kunt u bij Commentaar invoeren waar het om gaat.
Afronden
Wanneer de boeking nu klaar is kunt u met de knop ‘Verwerken’ de boeking laten verwerken. Hierna zal het programma van voor af aan beginnen en heeft u de mogelijkheid om het volgende afschrift in te voeren.
Meer informatie over Mutaties invoeren.
Bankafschrifen automatisch inlezen
U kunt bankafschriften ook automatisch inlezen. Meer informatie over Mutaties invoeren.
Memoriaal
Bij Financieel > Mutaties invoeren kunt u memoriaalboekingen invoeren. U kiest dan het dagboek Memoriaal. Hierna kunt u willekeurig op grootboekrekeningen boeken. Aan het eind van het boekstuk moet het verschil op 0 staan. In plaats van bij de normale mutaties met inkomsten en uitgaven wordt in dit scherm gewerkt met debet en credit. Er kan hier ook op de subadministratie worden geboekt op dezelfde manier als bij normale mutaties invoer. Er moet zodanig worden geboekt, dat aan het eind van de boeking totdat het totaal van de debet- en creditbedragen in evenwicht is, anders zou een balansverschil ontstaan. Het verschil tussen de beide kolommen word bovenin het scherm bijgehouden.